• เป็นวิธีที่องค์กรจะวางระบบใหม่ทั้งชุด โดยแทนที่ระบบเดิมที่ใช้งานอยู่ และทำให้ระบบ ERP เชื่อมโยงกับทุกหน่วยงานหรือแผนกที่เกี่ยวข้องในคราวเดียว
• ข้อดีคือสามารถสร้างระบบการทำงานที่เป็นมาตรฐานและสอดคล้องกันทั้งองค์กร
  แต่ข้อควรระวังคือ การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและครอบคลุมนี้ต้องอาศัยการวางแผนอย่างรอบคอบ หากดำเนินการไม่ดีอาจเสี่ยงต่อความล้มเหลว และมีต้นทุนการแก้ไขในภายหลังสูง

• เหมาะกับองค์กรที่ต้องการลดความเสี่ยงในการวางระบบใหม่ โดยเริ่มจากบางแผนกหรือบางกระบวนการก่อน เช่น เริ่มจากฝ่ายจัดซื้อหรือคลังสินค้า แล้วจึงค่อย ๆ ขยายไปยังแผนกอื่นในระยะถัดไป
• วิธีนี้ช่วยลดความซับซ้อน และใช้ทรัพยากรในการเปลี่ยนแปลงน้อยลง
  แต่ข้อเสียคือ องค์กรต้องบริหารความต่อเนื่องของระบบเดิมกับระบบใหม่ให้ดี เพราะอาจเกิดภาระซ้ำซ้อนในช่วงรอยต่อระหว่างการใช้งาน

• ในกรณีที่องค์กรต้องการเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว สามารถเลือกติดตั้งเฉพาะบางโมดูลก่อน เช่น การเงิน บัญชี การจัดการบุคลากร การผลิต หรือระบบการจัดจำหน่าย โดยจะทำการติดตั้งเฉพาะในส่วนที่มีความจำเป็นเร่งด่วน แล้วค่อยขยายเพิ่มเติมในภายหลัง
• วิธีนี้สามารถตอบโจทย์องค์กรที่มีงบประมาณจำกัด หรืออยู่ในช่วงเริ่มต้นเปลี่ยนผ่านระบบได้เป็นอย่างดี
  ข้อควรระวัง: หากวางระบบเฉพาะบางส่วน อาจเกิดปัญหาเมื่อต้องขยายสู่ระบบเต็มรูปแบบในอนาคต เพราะอาจต้องรื้อแผนและเสียค่าใช้จ่ายในการปรับโครงสร้างซ้ำอีกครั้ง

ขั้นตอนการวางระบบ ERP

1. ระยะวางแผนโครงการ (Project Planning Phase)

องค์กรควรตั้งทีมโครงการภายในขึ้นมาโดยเฉพาะ เพื่อทำหน้าที่ประสานงานระหว่างแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากการวางระบบ ERP ส่งผลกระทบต่อทั้งโครงสร้าง กระบวนการทำงาน และวิธีการใช้งานของแต่ละฝ่าย ไม่ใช่แค่ทีมไอทีเพียงอย่างเดียว

ทีมนี้ต้องมีความเข้าใจในกระบวนการทำงานขององค์กรอย่างลึกซึ้ง เพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะกับระบบ ERP ที่จะนำมาใช้และสามารถสื่อสารกับที่ปรึกษาโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. ระยะอบรมและฝึกใช้งานระบบ (Education & Training Phase)

ในขั้นตอนนี้ ผู้ใช้งานจะได้รับการฝึกอบรมจากผู้ให้บริการ ERP เพื่อทำความเข้าใจในลักษณะของระบบและประโยชน์ที่จะได้รับ รวมถึงวิธีใช้งานในชีวิตจริง นอกจากนี้ยังเป็นการเตรียมความพร้อม เช่น การเก็บข้อมูลพื้นฐาน การจัดโครงสร้าง BOM การตั้งรหัสสินค้า การกำหนดหมวดหมู่ ฯลฯ เพื่อให้พร้อมสำหรับการจำลองการใช้งาน การอบรมที่ดีจะช่วยลดความตื่นตระหนก และทำให้ทีมงานมีทักษะก่อนระบบถูกนำไปใช้จริง

3. ระยะจำลองและปรับกระบวนการ (Process Simulation & Stabilization Phase)

ในขั้นตอนนี้ ที่ปรึกษาและทีมงานจะทำการจำลองกระบวนการจริงขององค์กรภายใต้ระบบ ERP เพื่อดูว่าสอดคล้องหรือมีจุดที่ต้องปรับปรุงตรงไหน จะมีการสร้างแบบจำลองของฐานข้อมูล เช่น ข้อมูลลูกค้า วัตถุดิบ โครงสร้างสินค้าฯลฯ เพื่อทดสอบว่า ERP สามารถรองรับการทำงานได้จริง การจำลองนี้ยังช่วยฝึกผู้ใช้งานในสถานการณ์จริง และตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการทั้งหมดก่อนเปิดใช้งานจริง

4. ระยะเปิดใช้งานระบบจริง (Go-live Phase)

เมื่อทุกอย่างพร้อม ระบบจะถูกเปิดใช้งานจริงอย่างเป็นทางการ โดยที่ปรึกษาจะอยู่ดูแลการทำงานอย่างใกล้ชิด เพื่อให้มั่นใจว่าระบบทำงานถูกต้องตามแผน หากเกิดปัญหาในช่วงเริ่มต้น เช่น ข้อมูลผิดพลาด หรือกระบวนการติดขัด จะสามารถแก้ไขได้ทันที และหลีกเลี่ยงผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์กรในระยะยาว การตรวจสอบประสิทธิภาพหลังเปิดใช้งานยังช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมและปรับปรุงการใช้งาน ERP ได้อย่างต่อเนื่อง