Mr. Ken เปลี่ยนผ่านธุรกิจเข้าสู่ยุคดิจิทัล ก้าวผ่านปัญหาและพัฒนาธุรกิจเพื่อส่งต่อจากรุ่นสู่รุ่น
บริษัท Mr. Ken ก่อตั้งขึ้นในปีค.ศ. 1985 เป็นบริษัทผลิตพัดลมเพดานบูติกแบบดั้งเดิม โดยผสมผสานประโยชน์ในการใช้งานเข้ากับศิลปะ เป็นแบรนด์ที่มีชื่อเสียงและได้รับการยอมรับจากนักออกแบบจากหลากหลายสาขาไม่ว่าจะเป็น วิลล่าหรู หรือรีสอร์และโรงแรมห้าดาวในประเทศไทย ภายใต้แนวคิด “สุนทรียภาพแห่งสายลม” เพื่อตอบสนองต่อการขยายตัวของธุรกิจและการส่งต่อบริษัทสู่รุ่นต่อไป Mr. Ken ตัดสินใจที่จะเปลี่ยนองค์กรให้ทันสมัยและก้าวเข้าสู่การทำงานด้วยระบบอัจฉริยะ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น
ในช่วงแรกของการดำเนินงานบริษัท Mr. Ken ยังมีขนาดเล็กและใช้ระบบการทำงานแบบทั่วๆไป มีเพียงการนำระบบสำหรับสร้างช่องทางการขายและยกระดับร้านค้าย่อยเท่านั้น แต่หลังจากการเติบโตของจำนวนลูกค้าและปริมาณร้านค้า รวมถึงการหมุนเวียนเงินทุนนั้นเป็นไปอย่างรวดเร็ว ทำให้บริษัทไม่สามารถรักษาความเร็วในการดำเนินงานพื่อให้กระแสเงินสดกับการผลิตผลิตภัณฑ์ดำเนินไปพร้อมกัน
ปัญหาหลักๆในการดำเนินงานของบริษัท Mr. Ken มีดังต่อไปนี้
- มีการนำเข้าข้อมูลจากหลายสาขาทั้งในเชียงใหม่และทางภาคเหนือที่จะถูกส่งมายังสำหนักงานใหญ่ในกรุงเทพซึ่งการดำเนินงานนั้นเป็นไปอย่างเชื่องช้า
- กฏระเบียบของเรื่องการเสียภาษี ณ ที่จ่าย นั้นเข้มงวดมากแต่บริษัทไม่มีระบบข้อมูลที่จะออกใบกำกับภาษีดังกล่าวได้ในทันที
- แผนการส่งต่อธุรกิจไปยังทายาทรุ่นที่ 2 นั้นไม่ราบรื่น เนื่องจากทายาทไม่สามารถปรับเข้ากับการระบบการทำงานแบบดั้งเดิมได้ และไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ดีนัก
- ประธานบริษัท คุณเคน มีความคิดที่ว่าหากอยากทำให้บริษัทสามารถเดินหน้าต่อไปได้อย่างยั่งยืนนั้นการนำระบบดิจิทัลเข้ามาใช้ในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญโดยไม่จำเป็นต้องรอเวลาอีกต่อไป
- เนื่องจากผลิตภัณฑ์ของบริษัทนั้นมีจำนวนมากกว่าร้อยรุ่น และมีการอัพเดทคลังสินค้าเพียงแค่ในรายงานรายสัปดาห์ทำให้บางครั้งหากสินค้าถูกขายออกไปในระหว่างสัปดาห์นั้นพนักงานไม่สามารถอัพเดทข้อมูลได้ในทันที ทำให้ส่งผลต่อรายงานและการขายสินค้าหน้าร้าน
- ปัญหาการเข้าถึงข้อมูลที่นักออกแบบแต่ละท่านต้องการที่กินระยะเวลานานอย่างน้อย 3 วันในการแสดงรายการความต้องการเพื่อทำการผลิต ซึ่งนั่นทำให้ระยะเวลาการดำเนินงานนั้นช้าลงไปอีกด้วย
คุณซู อาเคน หรือคุณเคน
ประธานบริษัทผู้ก่อตั้ง Mr. Ken
คุณเคนได้กล่าวว่า “ถ้าอยากให้บริษัทนั้นคงอยู่ได้อย่างยั่งยืนนั้น จะต้องนำระบบดิจิทัลเข้ามาช่วยในกระบวนการดำเนินงาน ถ้าไม่ทำวันนี้ ยังไงก็ต้องทำพรุ่งนี้ ถึงไม่ทำเดือนนี้ยังไงก็ต้องทำเดือนหน้า หรือหากไม่ได้ทำภายในปีนี้ ยังไงก็ต้องทำปีหน้า ในเมื่อสุดท้ายแล้วยังไงก็ต้องทำ ดังนั้นผมจึงตัดสินใจที่ทำการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่วันนี้”
เพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์และสร้างผลิตภัณฑ์ที่สมบูรณ์แบบ จำเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวฐานลูกค้า การบันทึกการขาย การเปลี่ยนข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ และเพื่อที่จะให้ผลิตภัณฑ์ของบริษัทได้มาตรฐาน การมีระบบปฏิบัติการและข้อมูลที่เฉพาะผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศนั้นมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะทำให้ข้อมูลคลังสินค้าและวัตถุดิบนั้นมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น และสามารถลดค่าใช้จ่ายลงได้อีกด้วย
หลังจากการนำระบบ ERP เข้ามาปรับใช้ภายในบริษัทแล้วนั้น Mr. Ken ได้มีการเปลี่ยนแปลงที่เห็นได้ชัดดังต่อไปนี้
- ข้อมูลต่างๆนั้นมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น เพียงแค่กรอกชื่อของลูกค้าลงไปในระบบก็สามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของลูกค้าที่ดำเนินงานในปีนั้นๆได้อย่างรวดเร็ว
- การเข้าถึงข้อมูลต่างๆมีความรวดเร็วมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงิน สินค้าหรือลูกค้าใช้เวลาเพียงครึ่งวันเท่านั้น
- ลดการใช้งานกระดาษลงเป็นจำนวนมาก
- ทายาทที่จะมาสืบทอดธุรกิจสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานได้อย่างรวดเร็วและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างแม่นยำ
- ได้รับฟีดแบคในการแก้ปัญหาที่ดีจากหัวหน้าแผนกต่างๆของบริษัท
“บริการหลังการขายของบริษัทดิจิวินนั้นยอดเยี่ยมเช่นกัน บริษัทดิจิวินแห่งประเทศไทยนั้นได้ถูกจัดตั้งขึ้นแล้วในปัจจุบัน บริการหลังการขายนั้นดีและรวดเร็วขึ้นเมื่อเทียบกับปีแรกของการนำระบบมาใช้ซึ่งในตอนนั้นดิจิวินเวียดนามเป็นผู้ดูแลโครงการของเรา ผมรู้สึกเชื่อมั่นในบริษัทดิจิวินเพราะว่าเขาเป็นบริษัทที่มีภาพลักษณ์และการพูดถึงในทางที่ดี ผมคิดว่าเป็นบริษัทสามารถเชื่อถือได้
ผมได้รับฟีดแบ็คบางส่วนจากพนักงานว่าระบบบางส่วนไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในทันที พวกเขาใช้เวลาชั่วขณะหนึ่งในการแก้ไข ทีมที่ปรึกษาของ ดิจิวินนั้นให้ความช่วยเหลือพวกเราในการแก้ปัญหาเป็นอย่างดีระหว่างช่วงการแนะนำ ไม่ว่าจะเป็นการเงิน ข้อมูลลูกค้าและการคำนวณโบนัสนอกจากนี้บริษัทของเรามีการคำนวณโบนัสนั้นค่อนข้างที่ซับซ้อน ในเวลานั้นที่ปรึกษาของดิจิวินและพนักงานขายลงแรงและเวลาไปอย่างมากในส่วนนี้ ซึ่งทีมงานของดิจิวินนั้นเต็มที่กับการช่วยเหลือเราในการวางแผนระบบของเราอย่างดีที่สุด” กล่าวโดยคุณเคน
ในฐานะประธานบริษัทและกำลังจะปลดเกษียณตัวเองคุณเคนเองมีความคาดหวังเป็นอย่างยิ่งที่จะได้เห็นว่าหลังจากนี้บริษัทที่สร้างมานั้นจะสามารถเติบโตได้อย่างมั่นคงและได้รับการยอมรับจากอุตสาหกรรมเดียวกัน ในเวลาต่อไปที่รุ่นทายาทที่จะเข้ามารับช่วงต่อบริษัทจะสามารถพัฒนาบริษัทได้อย่างเต็มความสามารถ เพิ่มประสิทธิภาพผลิตภัณ์ ข้อมูล ฐานลูกค้า รวมถึงการดำเนินงานของแต่ละแผนกด้วยความช่วยเหลือของระบบข้อมูล ทำให้บริษัทสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานได้อย่างเป็นอย่างดี และจากทั้งหมดนี้แผนการเปลี่ยนผ่านธุรกิจสู่ทายาทนั้นสามารถเป็นไปได้ในระยะเวลาที่ได้ถูกกำหนดไว้
