การตรวจสอบความถูกต้องของรายงานต้นทุนด้วย ERP สิ่งแรกที่เราต้องดูคือ “รายการสินค้าคงคลัง” ควรตรวจสอบรายงานทุกวัน หากต้องการให้ข้อมูลของบริษัทชัดเจนและปิดงบบัญชีได้ในทุกวัน ในส่วนนี้ควรให้ผู้จัดการคลังสินค้าตรวจสอบรายงานนี้ในทุกวัน
ก่อนการคำนวณต้นทุน สิ่งสำคัญคือการคำนวณ “รายละเอียดสินค้าคงคลัง”
“รายละเอียดสินค้าคงคลัง” ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อชำระบัญชีสินค้าคงคลังของสินค้าทั้งหมด ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสอบได้ว่าปริมาณสินค้าคงคลังติดลบหรือไม่ ตัวอย่างเช่น: หากคุณจัดส่งครั้งแรกในเดือนปัจจุบันและเติมสต็อกสินค้าในภายหลัง อาจเป็นไปได้ว่าปริมาณสินค้าคงคลัง ณ เวลานี้จะน้อยกว่า 0
เมื่อเราใช้รายงานตรวจสอบรายการที่มีค่าติดลบ เราจะต้องขอให้บุคลากรทำการสั่งซื้อให้เร็วที่สุด เพราะขั้นตอนปกติควรจะเติมคลังสินค้าก่อน แล้วจึงนำของในคลังสินค้าออกไปใช้ อย่างไรก็ตามในบางอุตสาหกรรมเนื่องจากความล่าช้าในกระบวนการพิมพ์ใบรับของของคลังสินค้าจึงเกิดความล่าช้าไปด้วย ในสถานการณ์เช่นนี้บุคคลากรจะลืมสร้างใบประทวนสินค้าได้ง่ายหลังจากเวลาผ่านไปสักพัก
ดังนั้นเราควรตรวจสอบสินค้าคงคลังที่อาจจะติดลบผ่าน “รายละเอียดสินค้าคงคลัง” ในทุกวัน หากต้องการตรวจสอบสินค้าคงคลังที่ติดลบ ในตัวเลือกขั้นสูงของรายงานนี้สามารถเลือกตัวเลือก “เฉพาะที่มีจำนวนหรือปริมาณผิดปกติ” .
อะไรคือ “ความผิดปกติ” สิ่งที่เรียกว่าผิดปกติคือข้อมูลที่มีค่าน้อยกว่า 0 ตัวอย่างเช่น ปริมาณสินค้าคงคลังขั้นต่ำควรเป็น 0 เท่านั้น จะเป็น -5, -8 ไม่ได้ ดังนั้นจึงสามารถใช้ “รายละเอียดสินค้าคงคลัง” เพื่อค้นหาข้อมูลที่ “ผิดปกติ” เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังหรือต้นทุนที่น้อยกว่า 0 .
ใช้ “บัญชีแยกประเภทของสินค้าคงคลังย่อย” เพื่อค้นหาสาเหตุของความผิดปกติ
เมื่อพบข้อมูลผิดปกติก็ต้องตรวจสอบว่าทำไมจึงนำของออกจากโกดังโดยไม่เติมของเข้าเข้าโกดังและลืมทำใบประทวนสินค้าหรือไม่โดยส่วนนี้ต้องตรวจสอบทีละส่วน เมื่อเปิดหมวดรายละเอียดสินค้าคงคลังระบบจะบอกรายการใดที่มีปริมาณสินค้าคงคลังหรือต้นทุนที่ติดลบ
ในการติดตามต้องใช้รายงานอื่นในการตรวจสอบ ซึ่งก็คือ “บัญชีสินค้าคงคลังย่อย” โดยรายงานนี้สามารถตรวจสอบสถานะการเข้าและออกของรายการที่ผิดปกติทีละรายการ ค้นหาปัญหาและแก้ไขได้ เพื่อให้แน่ใจว่าปริมาณสินค้าคงคลังจะถูกต้อง