เลือก ERP อย่างไรให้เหมาะสมกับองค์กร?

เมื่อองค์กรตัดสินใจที่จะใช้ระบบ ERP หนึ่งในขั้นตอนที่ท้าทายที่สุดคือการเลือกผู้ให้บริการหรือแบรนด์ที่เหมาะสม เนื่องจากในตลาดมี ERP หลากหลายระบบให้เลือก ซึ่งแต่ละระบบก็มีจุดเด่นต่างกันไป แล้วองค์กรควรเริ่มจากตรงไหน? ควรเลือกซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือพัฒนาระบบเฉพาะ? ต้องดูทั้งเรื่องฮาร์ดแวร์ เครื่องมือ และความยืดหยุ่นของโครงสร้างระบบใช่หรือไม่?

โดยเฉพาะกับธุรกิจประเภทการผลิต ที่มักไม่คุ้นเคยกับระบบไอที อาจรู้สึกว่านี่เป็น “ด่านแรกที่ยากที่สุด” ของการเริ่มต้น ERP แม้เทคโนโลยีจะเป็นเครื่องมือสำคัญ แต่หัวใจของความสำเร็จคือ “การเลือกระบบให้เหมาะกับลักษณะของธุรกิจ” และ “เลือกผู้ให้บริการที่เข้าใจธุรกิจคุณจริง ๆ”

ต่อไปนี้คือแนวทางการประเมินเบื้องต้น ที่จะช่วยให้องค์กรสามารถพิจารณาและตัดสินใจได้ง่ายขึ้น:

A. ประเมินผู้ให้บริการ ERP (Vendor Evaluation)

ผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ ไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรติดตั้งระบบได้อย่างราบรื่นเท่านั้น แต่ยังช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลขององค์กรแยกส่วนหรือกลายเป็น “เกาะข้อมูล” (Information Silos) ข้อมูลแต่ละฝ่ายเก็บแยกกัน → ระบบไม่เชื่อม → ทำงานช้า ข้อมูลไม่ตรง

สามารถพิจารณาผู้ให้บริการได้จาก 2 ด้านหลัก:

1. สถานะทางธุรกิจของผู้ให้บริการ

ผู้ให้บริการมีประสบการณ์หรือผลงานในอุตสาหกรรมใกล้เคียงหรือไม่?
มีสายผลิตภัณฑ์และโซลูชันที่ครอบคลุมทั้งระบบหรือไม่?
สามารถให้คำแนะนำเรื่องการวางแผนโครงสร้างระบบได้ครบถ้วนหรือไม่?

2. คุณภาพด้านการบริการและไอที

มีที่ปรึกษาหรือทีมงานมืออาชีพด้านการวางระบบและวิเคราะห์ความต้องการหรือไม่?
มีหลักสูตรการฝึกอบรมการใช้งาน ERP ที่เข้าใจง่ายสำหรับพนักงานในองค์กรหรือไม่?
มีทีมผู้เชี่ยวชาญให้คำแนะนำและสนับสนุนการใช้งานอย่างใกล้ชิด ลดความยุ่งยากในการเริ่มต้นหรือไม่?
เมื่อเกิดปัญหา มีทีมงานพร้อมตอบสนองและให้ความช่วยเหลือทันทีหรือไม่?
ในกรณีที่องค์กรไม่มีทีมไอทีภายใน ผู้ให้บริการสามารถเข้ามาสนับสนุนด้านเทคนิคหรือจัดทีมเสริมได้หรือไม่?
ระบบมีการอัปเดตและพัฒนาเวอร์ชันใหม่อย่างต่อเนื่องหรือไม่?

B. ความพร้อมและเสถียรภาพของโครงสร้างระบบ

ระบบ ERP ที่ดีควรมีโครงสร้างทางเทคโนโลยีที่มั่นคงและรองรับการใช้งานขององค์กรในภาพรวม โดยมักอยู่ในรูปแบบ 3-tier client หรือ server คือ

ส่วนหน้า (User Interface): หน้าจอการใช้งานของผู้ใช้
ส่วนกลาง (Application Server): การประมวลผลและเชื่อมโยงกับระบบงาน
ส่วนหลัง (Database): การจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูล

การแยกโครงสร้างเช่นนี้ช่วยให้การจัดการ การบำรุงรักษา และการขยายระบบในอนาคตทำได้อย่างยืดหยุ่น และยังส่งเสริมเสถียรภาพโดยรวมของระบบอีกด้วย

องค์กรควรเลือกระบบ ERP ที่ ผ่านการใช้งานจริงในตลาดมาระยะหนึ่ง และมีฐานผู้ใช้งานที่หลากหลาย เพราะระบบเหล่านี้จะผ่านการพิสูจน์ทั้งด้านความเสถียรและการตอบโจทย์ทางธุรกิจได้ดีกว่าระบบใหม่ที่ยังไม่ผ่านการทดสอบภาคสนามมากนัก

C. การประเมินฟังก์ชันของระบบ

ในการประเมินว่า ERP ระบบใดเหมาะกับองค์กร ควรเริ่มจากการตรวจสอบว่าฟังก์ชันหลักของระบบสอดคล้องกับกระบวนการและมาตรฐานการดำเนินงานขององค์กรหรือไม่ และดูว่ามีส่วนใดที่ต้องปรับแต่งเพิ่มเติมหรือไม่ เพื่อหลีกเลี่ยงต้นทุนที่อาจบานปลายจากการพัฒนาระบบเพิ่มเติมในภายหลัง

นอกจากนี้ยังควรพิจารณา ประสบการณ์ของผู้ให้บริการ ERP ว่ามีความเข้าใจในอุตสาหกรรมของคุณหรือไม่ เพราะความเข้าใจในธุรกิจจะช่วยให้ระบบถูกปรับใช้ได้ตรงจุด และลดความเสี่ยงในการล้มเหลวจากการใช้งานจริง

การมีวิธีประเมินที่เป็นระบบ เช่น ตารางประเมินระบบ ERP (Function Scoring Table) หรือเกณฑ์การให้คะแนนเชิงปริมาณ จะช่วยให้การตัดสินใจมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น