ERP หรือ Enterprise Resource Planning คือระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร ที่ทำหน้าที่รวมการดำเนินงานภายในองค์กรทั้งหมดเข้าไว้ด้วยกัน โดยอาศัยแนวคิดแบบแยกโมดูล เช่น ระบบบัญชี การผลิต การจัดซื้อ การจัดส่ง และการจัดการคำสั่งซื้อของลูกค้า ทั้งนี้เพื่อเปลี่ยนข้อมูลการบริหารจัดการให้กลายเป็นข้อมูลที่สามารถใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ระบบ ERP ยังเน้นการทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง ทันเวลา และครบถ้วนในภาพรวมขององค์กร ซึ่งรวมถึงหน่วยงานหลักอย่าง การผลิต การขาย การบริหารทรัพยากรบุคคล การวิจัยและพัฒนา และการเงิน

หากนำแนวคิดของ ERP มาแปลงเป็นระบบสารสนเทศ จะสามารถแบ่งเป็นหลายฟังก์ชันได้ เช่น การจัดการข้อมูลพื้นฐาน การจัดการคลังสินค้า การจัดซื้อ การบริหารจัดส่ง การเงิน การบริหารทรัพยากรบุคคล การผลิต การวางแผนและการควบคุมการผลิต เป็นต้น อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันที่ใช้งานจะแตกต่างกันไปตามลักษณะของแต่ละอุตสาหกรรม เช่น ธุรกิจส่งออกอาจต้องการระบบ ERP ที่รองรับการจัดการส่งออกและระบบการค้าต่างประเทศ เป็นต้น

ฟังก์ชันพื้นฐานของระบบ ERP

1. การจัดการและดูแลข้อมูลพื้นฐาน 

โมดูลนี้มุ่งเน้นไปที่การสร้างและดูแลข้อมูลพื้นฐานที่ใช้ร่วมกันในองค์กร เช่น การตั้งค่าพารามิเตอร์ทั่วไป การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง การล้างข้อมูลระบบ การจัดโครงสร้างไฟล์ ฯลฯ เพื่อช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าใจโครงสร้างของระบบ และดำเนินการต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.การจัดซื้อ

ฟังก์ชันนี้เน้นที่การบริหารกระบวนการจัดซื้อ เช่น การร้องขอจัดซื้อ การสั่งซื้อ การติดตามการส่งของจากผู้ขาย การรับสินค้า ฯลฯ โดยสามารถควบคุมและประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบและอัตโนมัติ

3.การจัดการคลังสินค้า

การจัดการคลังสินค้ามีเป้าหมายเพื่อรักษาปริมาณสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม หากสินค้าน้อยเกินไปหรือล้นคลังอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานขององค์กร งานหลักของระบบนี้คือการบันทึกและติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าเข้า-ออกคลังอย่างถูกต้อง พร้อมกับจัดทำรายงานหลากหลายรูปแบบให้ผู้บริหารใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจเรื่องการจัดซื้อหรือเติมสินค้าได้ทันเวลา

4.การจัดการด้านการกระจายสินค้าและการจัดส่ง

ระบบนี้จะเน้นที่กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อและการขนส่งสินค้า เช่น การจัดทำใบสั่งขาย การตั้งราคา การจัดส่ง การตรวจสอบสถานะคำสั่งซื้อ ข้อมูลลูกค้า เช่น วงเงินเครดิต ประวัติการทำธุรกรรม และการอัปเดตข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบสถานะการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น

5.การจัดการการผลิต

ระบบ ERP ด้านการผลิตมักจะครอบคลุมการบริหารโครงสร้างผลิตภัณฑ์ การจัดการใบสั่งผลิต การวางแผนความต้องการวัสดุ การวางแผนการผลิตตามล็อต และการคำนวณต้นทุน เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถบริหารการผลิตได้อย่างยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด

6. การจัดการทางการเงิน

ระบบการเงินสามารถแบ่งออกเป็นหลายฟังก์ชัน เช่น การรับ-จ่ายเงิน การบัญชีแยกประเภท การบันทึกบัญชีอัตโนมัติ การจัดทำใบสำคัญ การลงบัญชีรายวัน การจำแนกประเภทบัญชี และการจัดทำรายงานต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ

ด้วยการเชื่อมโยงข้อมูลจากธุรกรรมประจำวัน ระบบจะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบ คำนวณ และสรุปรายงานทางการเงินได้อย่างถูกต้องแม่นยำ รวมถึงการปิดงบการเงินประจำงวด ทั้งหมดนี้ช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามต้นทุนและสถานะทางการเงินขององค์กรได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

7. การบริหารทรัพยากรบุคคล 

ระบบนี้ครอบคลุมทั้งการจัดการข้อมูลพนักงาน การลงเวลา การคิดเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส และการหักประกันสังคม ฯลฯ โดยเน้นลดการทำงานซ้ำซ้อนและความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ

ระบบยังสามารถจัดการทรัพย์สินถาวรขององค์กร เช่น เครื่องจักร อุปกรณ์ และทรัพยากรอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสายการผลิต เพื่อควบคุมการโอน ยืม ส่งคืน หรือปรับปรุงมูลค่า ซึ่งมีผลต่อการคิดต้นทุนการผลิตโดยตรง การบริหารจัดการทรัพย์สินอย่างแม่นยำจึงมีความสำคัญต่อการควบคุมต้นทุนและคุณภาพการผลิต

8. การบริหารเพื่อการตัดสินใจ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลสำคัญ เช่น การขาย การเงิน เงินเดือน โครงสร้างการผลิต ฯลฯ โดยใช้งานผ่านเครื่องมือวิเคราะห์ OLAP หรือรายงานเชิงกราฟิกในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ผู้ใช้งานสามารถปรับแต่งรายงานด้วยตนเองได้ตามต้องการ

ระบบนี้ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมขององค์กรอย่างครบถ้วน และสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำและทันท่วงที

9.การจัดการด้านการส่งออก

กระบวนการส่งออกมีความซับซ้อน โดยเฉพาะการประสานงานระหว่างขั้นตอนต่าง ๆ ที่มีความเชื่อมโยงกันสูง และมักต้องอาศัยการดำเนินงานด้วยมือ ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงต่อความผิดพลาดและทำให้ควบคุมประสิทธิภาพได้ยาก

ระบบ ERP สำหรับการส่งออกสามารถช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้ โดยช่วยจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการส่งออก เช่น ใบกำกับรูปแบบ (Proforma Invoice), รายการบรรจุภัณฑ์ (Packing List) เป็นต้น พร้อมกับติดตามสถานะของ L/C (Letter of Credit) ลดความล่าช้าในการเปิดบัญชีรับชำระเงิน และสนับสนุนการทำงานอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่รับคำสั่งซื้อ ยืนยันคำสั่ง ส่งใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการบันทึกบัญชี โดยสามารถส่งต่อข้อมูลได้อัตโนมัติและเชื่อมโยงกับขั้นตอนนำเข้าสินค้า

10. การจัดการการนำเข้า

การนำเข้ามีความเกี่ยวข้องกับการจัดหาวัตถุดิบหรือสินค้า ดังนั้นระบบ ERP จึงช่วยควบคุมขั้นตอนที่เกี่ยวข้องเพื่อป้องกันความผิดพลาด เช่น การล่าช้าของสินค้า ซึ่งอาจส่งผลต่อการผลิต หรือแม้แต่ปัญหากับลูกค้า

ระบบนี้จะครอบคลุมตั้งแต่ การจัดซื้อแบบสั่งล่วงหน้า, ใบแนะนำการจัดส่ง (Shipping Instruction) ไปจนถึงใบขนสินค้า โดยสามารถเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อและการชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งแสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อการวิเคราะห์ต้นทุนการนำเข้า

ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปวิเคราะห์เพิ่มเติม เช่น การควบคุมการทำงาน การปิดบัญชี และการวิเคราะห์ต้นทุน ช่วยให้กระบวนการนำเข้ามีความเป็นระบบ และลดภาระงานของฝ่ายโลจิสติกส์

จากข้อมูลข้างต้น เราได้เห็นภาพรวมของฟังก์ชันหลักที่ระบบ ERP ควรมี แต่เนื่องจากแต่ละอุตสาหกรรม และแม้แต่ธุรกิจที่อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันก็อาจมีรูปแบบการดำเนินธุรกิจ (Business Model) ที่แตกต่างกัน ดังนั้น องค์กรจึงควรประเมินความเหมาะสมของระบบ ERP ให้สอดคล้องกับลักษณะการดำเนินงานของตนเองอย่างรอบคอบ