ข้อแตกต่างระหว่างต้นทุนมาตรฐานและต้นทุนจริง
ข้อมูลต้นทุนและการควบคุมต้นทุนเป็นข้อมูลสำคัญที่เจ้าของธุรกิจใช้เพื่อบริหารผลกำไรของบริษัท โดยข้อมูลต้นทุนเป็น “ข้อมูล” ที่สำคัญมากสำหรับบริษัท ข้อมูลต้นทุนที่ถูกต้องเท่านั้นที่สามารถช่วยให้ชำระค่าใช้จ่ายต่างๆได้อย่างรวดเร็วและสมบูรณ์ และธุรกิจสามารถดำเนินการได้ผ่านข้อมูลต้นทุนเชิงปริมาณ การจัดการผ่านข้อมูลต้นทุนธุรกิจเพื่อค้นหาปัญหาและความยากลำบากในปัจจุบันที่บริษัทกำลังพบเจอและค้นหาวิธีการปรับปรุงเพื่อให้สามารถควบคุมต้นทุนได้ดี จากนั้นจึงสามารถหาวิธีลดต้นทุนได้ และช่วยบริษัทในการกำหนดกลยุทธ์การขายที่ดีที่สุด เพื่อให้บริษัทได้รับผลกำไรที่มากขึ้น ซึ่งเป็นจุดประสงค์ที่สำคัญที่สุดของการวิเคราะห์ต้นทุน โดยทั่วไป มีค่าใช้จ่ายภายในองค์กรอยู่ 2 ประเภท ประเภทที่หนึ่งคือต้นทุนมาตรฐาน และอีกประเภทคือต้นทุนจริง
ต้นทุนในการผลิตและการผลิตสินค้าภายใต้การดำเนินงานปกติ โดยทั่วไป หน่วยวิจัยและพัฒนาจะประมาณการต้นทุนที่เป็นไปได้ตามแนวคิดการออกแบบ ในสภาวะปกติและผิดปกติ รวมถึงประสบการณ์ที่ผ่านๆมาในช่วงแรกของการวิจัยและพัฒนา จุดประสงค์ของการกำหนดคือเพื่อประมาณราคาขายที่เหมาะสมผ่านต้นทุนมาตรฐานเพื่อให้ได้ผลกำไรขององค์กร นอกจากนี้ยังสามารถทำการวิเคราะห์การจัดการผ่านต้นทุนมาตรฐานเพื่อทราบปัจจัยที่ส่งผลต่อความผันผวนของต้นทุนในปัจจุบัน
องค์กรจะคำนวณเดือนละครั้งตามเงื่อนไขการดำเนินงานจริง ข้อมูลต้นทุนจริงของผลิตภัณฑ์ในเดือนปัจจุบันประกอบด้วยการใช้วัตถุดิบระหว่างการผลิต ต้นทุนเงินเดือนบุคลากร จำนวนค่าใช้จ่ายในการผลิตที่เกิดขึ้นในเดือนปัจจุบันของการดำเนินงานขององค์กรและจำนวนเงินที่จ่ายให้กับค่าคอมมิชชั่นระหว่างการผลิตและจำนวนการผลิต ค่าดำเนินการของผู้ผลิตต่างประเทศและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ของเดือนปัจจุบันจะเป็นข้อมูลต้นทุนรวมที่คำนวณได้ สามารถใช้ต้นทุนจริงเป็นสถิติของกำไรจากการขายและกำไรขั้นต้นของเดือนปัจจุบันและยังสามารถสรุปจำนวนสินค้าคงคลังจริงที่เหลืออยู่ในสินค้าคงคลังเพื่อทำความเข้าใจกับแรงกดดันที่อาจเกิดขึ้นกับเงินทุนสินค้าคงคลัง
โดยทั่วไปองค์กรจะไม่สามารถคำนวณต้นทุนจริงได้เนื่องจากปัจจัยต่างๆ เช่น กำลังคนและความสามารถในการชำระต้นทุน ดังนั้น พวกเขาจะใช้ระบบสินค้าคงคลังตามงวดอย่างง่ายสำหรับการจัดการดูแลองค์กร ระบบสินค้าคงคลังตามงวดคือการไปที่ไซต์เป็นประจำเพื่อตรวจนับสินค้าเพื่อทราบปริมาณของสินค้าคงคลังเท่านั้น ดังนั้นระบบสินค้าคงคลังปกติจึงเรียกอีกอย่างว่าระบบสินค้าคงคลังจริง วิธีนี้มีระดับการควบคุมสินค้าคงคลังและตรวจสอบสินค้าคงคลังในระดับต่ำมากและเป็นไปไม่ได้ที่จะทราบสถานะสินค้าคงคลังที่แท้จริงในแต่ละช่วงเวลาอย่างรวดเร็ว และเมื่อนำมาเทียบกับข้อมูลกำไรขั้นต้นของการขายก็จะไม่ทราบจนกว่าจะลูกค้าจะสิ้นสุดการชำระเงิน ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่สูงสำหรับผู้บริหารในการจัดการองค์กร และค่อนข้างง่ายที่จะไม่รู้ถึงปัจจัยหลายอย่างของการเปลี่ยนแปลงในต้นทุน และไม่สามารถเข้าใจปัญหามากมายในการดำเนินธุรกิจได้
เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับการคำนวณต้นทุนคือการมีบันทึกทางธุรกิจที่สมบูรณ์ขององค์กรและใช้ข้อมูลเหล่านี้เป็นฐานในการคำนวณ ตัวอย่างเช่น ต้นทุนถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักรายเดือนของวัตถุดิบสามารถคำนวณได้เฉพาะกับข้อมูลการซื้อและต้องเป็นการซื้อที่สมบูรณ์จากผู้ผลิตเท่านั้น รวมถึงต้องมีระบบการผลิตและส่งคืนวัสดุที่สมบูรณ์แบบด้วยเช่นกัน โดยบันทึกดังกล่าวสามารถใช้ในการคำนวณต้นทุนของวัตถุดิบการผลิต ฯลฯ และข้อมูลเหล่านี้จะกระจัดกระจายในทุกสายงานของบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแต่ละฟังก์ชันในการปรับปรุงบันทึกข้อมูในทุกวัน และในทุกสิ้นเดือนสมาชิกที่ร่วมการประชุมจะสามารถคำนวณค่าใช้จ่ายจริงจากข้อมูลเหล่านี้ได้ ในทางปฏิบัติเอกสารเหล่านี้มักมีข้อผิดพลาดเช่นบันทึกไม่ครบถ้วนและข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ในทุกสิ้นเดือนก็มักจะใช้เวลาเป็นอย่างมากในการตรวจสอบเอกสารและกำจัดข้อผิดพลาดก่อนที่จะสามารถดำเนินการชำระต้นทุนได้ หากไม่สามารถควบคุมข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือหากไม่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้ ก็จะมีความเสี่ยงจากช่องว่างด้านความแม่นยำในข้อมูลต้นทุนและการวิเคราะห์
การคำนวณต้นทุนที่ดีจำเป็นต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับแนวโน้มของอุตสาหกรรม กระบวนการผลิตที่แท้จริงของโรงงาน กระบวนการที่เกี่ยวข้องขององค์กรและข้อมูลทางการเงินรวมถึงปัจจัยโครงสร้างต้นทุนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องร่วมมือกับหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์กร เพื่อป้อนกลับข้อมูลที่สมบูรณ์อย่างรวดเร็วเพื่อคำนวณมูลค่าที่ถูกต้อง เจ้าของธุรกิจสามารถกำหนดกลยุทธ์ที่ถูกต้องและปรับทิศทางการดำเนินธุรกิจได้อย่างรวดเร็วในเวลาใดก็ได้เพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถทำผลกำไรให้แก่ธุรกิจ